Hoe je meer voor elkaar krijgt
met de Pomodoro techniek

Wat is pomodoro?

Het is een timemanagementtechniek die eind jaren tachtig werd uitgevonden door Francesco Cirillo. Met deze methode hak je een taak in kleine stukjes waar je dan 25 minuten in opperste concentratie aan werkt.

Sprints, geen marathons.

Een marathon is best saai. Mensen lopen niet zo hard maar wel heel lang. Er gebeurt eigenlijk weinig. Denk aan de 10km schaatsen. Ellenlange rondjes tot op een gegeven moment het snot aan de neuzen hangt.

Een sprint is leuk. Het is explosief, er gebeurt tenminste wat. En… Je kunt er meerdere op een dag doen.

Dus, breek je marathon-dag op in verschillende sprintjes.

 

Stappenplan

Het toepassen van de Pomodoro techniek is heel simpel.

 

Stap 1: maak een lijst met taken

Je begint met het maken van een takenlijst. Zo weet je tijdens de pomodoro sessie precies wat je moet doen. Verzamel een aantal taken of deel ze op in stukjes en zet die in een lijst.

 

Stap 2: zet de timer op 25 minuten

Francesco Cirillo gebruikte een kookwekker in de vorm van een tomaat. Maar goed, dat was in de jaren tachtig. Tegenwoordig hebben we allemaal een telefoon met timerfunctie. Werk tijdens die 25 minuten aan je taak en concentreer je alleen op wat je moet doen.

Let op! Een telefoon is een enorme afleidingsmagneet. Zet hem op vliegtuigmodus en koop alsnog een kookwekker als je de verleiding niet kan weerstaan. Het getik van de wekker zorgt voor focus en houdt de aandacht op je werk.

 

Stap 3: neem tussendoor pauze

Gaat de wekker af, dan neem je een korte pauze. Vijf minuten. Even wat anders doen. Na die korte onderbreking zet je de wekker weer op 25 minuten en begin je aan een nieuwe pomodoro.

Na de vierde pomodoro heb je recht op 25 minuten pauze.

Ben je klaar met de taak? Dat kan natuurlijk ook. Dan komt het prachtige moment van afstrepen. Met een HB-potlood zet je een vinkje achter de taak. Heerlijk hoe de punt over het papier schraapt. Of je gebruikt een markeerstift waarmee je de regel doorstreept. Zalig.

 

Hoe gebruik je de pomodoro techniek?

Zoals je ziet is de pomodoro techniek an sich niet zo heel spannend. Het is eigenlijk heel simpel.

Betekent het dat je nu elke keer de techniek kan gebruiken? Als een soort wondermiddel?

Nah, dat niet.

 

De takenlijst

Goed voorbereid aan een sessie beginnen is essentieel. Zo weet je precies wat je gaat doen.

Maak dus niet zomaar een takenlijstje, noteer de belangrijkste taken die je vandaag klaar wilt hebben. Denk bij jezelf, als ik deze taken vandaag voltooi, dan heb ik een productieve dag gehad.

Begin je lijst met een werkwoord. Dit maakt je taak concreet en zorgt ervoor dat het niet te ingewikkeld wordt. Je hoeft niet na te denken wat het precies inhoudt in plaats daarvan vlieg je die 25 minuten in.

Dus niet ‘nieuwe koelmachine bestellen’ maar leverancier X bellen voor een aanvraag of technische specificatie luchtbehandelingskast schrijven.

Of als je een opleiding volgt, schrijf je geen ‘koeltechniek’, maar lezen hoofdstuk 1 en 2 van het boek koudetechnisch vakman. Of maak vraag 1 t/m 5 van hoofdstuk 4.

Diep werk en oppervlakkig werk

Sommige taken zijn geschikter voor de pomodoro techniek dan anderen. In zijn zelfhulpboek Deep work onderscheidt Cal Newport twee soorten werk.

Diep werk: Dit zijn taken waarbij je opperste concentratie nodig hebt. Bijvoorbeeld het maken van een kostencalculatie. Een telefoongesprek met een kritische klant. Of het schrijven van een webtekst. Het voordeel van deze taken is dat je er voldoening van krijgt. Het zijn waardevolle taken waarmee jij je onderscheidt.

Oppervlakkig werk: Klusjes waarbij je weinig tot geen concentratie nodig hebt. Vaak is het reactief werk zoals mailtjes beantwoorden of een vergadering bijwonen. Het zijn taken die je bij wijze van spreken uitvoert terwijl je met een collega zit te kletsen.

Zelf pas ik de pomodoro techniek alleen toe op diep werk. Maar, eerlijk is eerlijk. Het beantwoorden van e-mails kan een hele klus zijn. Iets waar je makkelijk een aantal pomodori aan besteedt.

 

De weerstand

Voordat je begint voel je altijd een soort weerstand, dat is normaal. Iedereen moet over dat hobbeltje heen. Dus ook bij het toepassen van pomodoro zul je een gevoel van weerstand ervaren.

Wil je deze gelijk de nek omdraaien begin dan met de grootste en belangrijkste taak. Vaak is dit ook de taak waar je het meest tegenop ziet. Laat je niet uit het veld slaan. Check je lijst. Pak de moeilijkste. Start.

Je voldoeningsmeter slaat gelijk in het groen als je deze taak afrondt. En met een beetje geluk blijf je in de positieve flow en knal je zo door die andere taken heen.

 

Afleiding

Als je tijdens een pomodoro sessie wordt afgeleid (en dat gaat gebeuren, wees maar geen bang) schrijf dan op wat die afleiding was. Hierdoor word je bewust van de afleidingen. Je leert ze kennen, waardoor je in de toekomst minder wordt afgeleid.

Misschien kun je die afleidingen in de vijf-minuten-pauze afvinken?

Voorkom onnodige afleiding. Leg je telefoon en wifi-router in een kluis met timerslot. Doe de deur op slot of hang een rode lamp op zodat je collega’s zien dat je niet gestoord kan worden.

 

Waarom werkt het?

Dat heeft allemaal te maken met aandacht, bewustzijn en concentratie.

Je stopt met uitstellen

Soms ben je op zoek naar het ideale moment om een bepaalde klus te doen. Nee, ’s middags staat mijn hoofd er niet naar, dat kan ik beter in de ochtend doen. En de volgende morgen heb je weer een ander excuus.

Eigenlijk ben je de dingen eindeloos voor je aan het uitschuiven. Wachten tot het ideale moment.

Maar het ideale moment bestaat niet.

Met de pomodoro techniek werk je elke dag een lijst af. Het lastigste eerst. Zo, dat is gedaan. Uitstellen is zinloos.

Flow

Als het goed gaat en je hebt het al een paar keer toegepast dan zul je zien dat je in een bepaalde flow komt. Je begint aan een taak en daar ben je heel bewust mee bezig. Van het een komt het ander en omdat je niet wordt afgeleid hoef je niet telkens opnieuw te beginnen.

Misschien kom je er achter dat een spanningsboog van 25 minuten veel te kort is. Je kunt het ook wel 35 of 40 minuten.

Zit je in de flow dan verhoogt dat je werkplezier.

Je creëert tijdsdruk

Ken je dat met je sinterklaasgedicht? Weken heb je de tijd, maar als je ervoor gaat zitten komt er niks op papier. Tot de dag is aangebroken. Over en paar uur begint het heerlijk avondje, dus nu moet je echt starten.

Op dat moment stromen de woorden en rijmpjes vaak zonder problemen uit je pen.

Dat is positieve druk. En die creëer je met de pomodoro techniek. In eerste instantie deel je een taak op in kleine stukjes waardoor het behapbaar en overzichtelijk wordt.

Maar omdat je de wekker zet en deze onherroepelijk doortikt tot de 25 minuten voorbij zijn leg je ook een bepaalde druk op jezelf.

Tuurlijk, na die vijf minuten pauze heb je weer een gloednieuwe pomodoro met de volle 25 minuten. Maar wat als je halverwege een pomodoro klaar bent met een taak? Lukt het om twee taken af te krijgen in drie pomodori terwijl je er vier voor gerekend hebt?

Zie je, positieve druk.

Wil je meer weten over timemanagement of management in het algemeen?

We geven een aantal opleidingen speciaal voor managers in de techniek. Ga naar deze link voor het aanbod.

https://www.studium.nl/opleidingen/management/